Actualitate

Prefectura a trecut de la ”Evul Mediu” la ”Era digitalizării”! Iordache a înlocuit hârtiile cu documentele în format electronic. Ce spune despre angajați

Reușită a prefectului Silviu Iordache. Șeful de la Casa Albă a reușit să rezolve una dintre prioritățile aflate pe lista sa de activități anunțate în momentul preluării mandatului. Mai exact, prefectul a înlocuit hârtiile cu documentele în format electronic, ceea ce, spune Iordache, ”a facilitat circuitul intern al documentelor și a fost scurtat timpul de răspuns în relația cu celelalte instituții publice”. În plus, acum prefectul poate controla mai bine angajații, cât timp sunt la serviciu, pentru că, spune tot Iordache,” este un sistem de analiză foarte bun și un sistem de raportare foarte bun, un sistem care îmi atrage atenția atunci când un lucrător din instituție a depășit termenul de rezolvare a unui document.

Prefectura Buzău face un pas important spre modernizarea sistemului de lucru intern, atât între angajați cât și între Prefectură și celelalte primării dar și cu restul instituțiilor din județ. Momentul a fost marcat de Silviu Iordache printr-o postare pe Facebook, urmând ca anunțul să fie făcut și în ședința Colegiului Prefectural, de luni, 26 iulie. Practic, acesta a fost unul dintre obiectivele stabilite la preluarea mandatului când a declarat, într-o emisiune la Focus TV, că ”am găsit în Prefectură o instituție ca-n Evul Mediu din punct de vedere al digitalizării. În sensul că acolo avem o mulţime de hârtii, o mulțime de semnături olografă”.

”După 4 luni de la preluarea mandatului, am făcut pași importanți în modernizarea sistemului de lucru intern în Instituția Prefectului – Județul Buzău, prin digitalizarea fluxului informațional între Prefectură și primării, dar și cu celelalte instituții din județ și din țară.  Primul pas a fost utilizarea registraturii electronice care asigură înregistrarea documentelor procesate cu posibilitatea acordării automate a numerelor de înregistrare, distribuirea documentelor către departamentele sau persoanele responsabile și lansarea acestora pe fluxuri de lucru și avizare. Apoi, arhivarea documentelor în format electronic care să asigure disponibilitatea, autenticitatea și accesul rapid și securizat la documente și implementarea semnăturii electronice care asigură o securizare mai bună a documentelor semnate”, a scris pe Facebook prefectul Silviu Iordache.

Acum, toate documentele generate la nivelul instituției dar și cele care intră în instituție sunt stocate electronic și primesc un termen de rezolvare ce poate fi urmărit în platformă.  Mai departe, prin implementarea semnăturii electronice a fost facilitat circuitul intern al documentelor și a fost scurtat timpul de răspuns în relația cu celelalte instituții publice.

De asemenea, documentele, fiind stocate în format electronic, pot fi căutate și identificate rapid.

”Este un sistem de analiză foarte bun și un sistem de raportare foarte bun, un sistem care îmi atrage atenția atunci când un lucrător din instituție a depășit termenul de rezolvare a unui document”, a spus Silviu Iordache.

Publicitate